A globalização, impulsionada pelo rápido desenvolvimento das novas tecnologias de informação e comunicação e dos sistemas de transporte, leva à criação de mercados cada vez mais amplos e integrados, com exigências mais rigorosas que exigem análises aprofundadas. Formas inovadoras de melhoria nos processos de negócios são reconhecidas como o caminho para se conseguir agilidade e vantagem competitiva.
Nesse cenário, as empresas devem ser capazes de se adaptar às mudanças com agilidade e facilidade, reestruturando processos, integrando e melhorando sua administração. Atualmente considera-se os processos como ativos intelectuais estratégicos. A adoção desta abordagem torna as empresas mais ágeis, mais flexíveis e mais integradas, com foco no cliente, nas equipes, no tempo e na administração dos processos.
No entanto, para que os processos possam ser integrados e controlados, é necessário formalizá-los, assim como os objetos que eles usam ou processam, as informações acessadas ou geradas, os recursos requeridos, as responsabilidades e autoridades necessárias. E para tal é necessário o uso de métodos e ferramentas específicas.
O Mapeamento e Modelagem de Processos (BPM) é uma ferramenta de comunicação que ajuda as empresas a enxergar seus processos de negócio, de apoio e controle. Busca-se entender melhor os processos e identificar claramente pontos fortes e fracos, visando melhorar o desempenho organizacional.
Representando as empresas como um conjunto de processos cujo desempenho depende da maneira como são tratados, o mapeamento e modelagem dos processos propicia o entendimento, otimização, monitoramento e melhoria contínua dos fluxos que compõem a operação.
Na fase de mapeamento, busca-se entender melhor os processos e identificar claramente pontos fortes e fracos, visando melhorar o desempenho organizacional. Isso se dá por observações, entrevistas, reuniões com todos os envolvidos e questionários. Em seguida, inicia-se o trabalho de Modelagem, que consiste na elaboração de um fluxograma, ou mapa do processo de negócio, que descreve características como atividades, papéis, responsabilidades e fluxo de informações. O mapa do processo possibilita detalhar e descrever os processos, facilitando o entendimento para que uma análise consistente possa ser realizada.
O Mapeamento e a Modelagem são importantes para facilitar a visualização dos processos, promover a comunicação, ajudar no entendimento do que deve ser feito e quem são os responsáveis. Fornecem uma visão geral para identificar, documentar, analisar e desenvolver melhorias. Mostra como as entradas, saídas e tarefas estão relacionadas e inclui os principais passos dos processos. (p. ex. resultados produzidos, quem desempenhou os passos e onde podem ocorrer problemas). Dessa forma as empresas tornam-se capazes de aperfeiçoamentos contínuos, estudando e analisando com antecedência os possíveis impactos que propostas de mudança podem gerar nos resultados, na organização e no nível de satisfação dos públicos interno e externo.